Marcarte un deadline no te ayuda a trabajar más: los plazos largos hunden la productividad

Marcarte un deadline no te ayuda a trabajar más: los plazos largos hunden la productividad
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Los plazos pueden ser una lucha personal acompañada de ansiedad, nervios, agobio y acaloramientos. Como un mal sueño, pueden perseguir a una persona hasta sus últimas consecuencias. Pero no tienen por qué ser así. Los plazos pueden ser estimulantes y ayudar a establecer prioridades y organizarse. También pueden facilitar una evaluación honesta de la carga de trabajo. Y bueno, también dan algo más de emoción al simple hecho de completar una tarea, y hacerlo a tiempo.

Pero el ser humano está diseñado para procrastinar. Y la pregunta que muchos psicólogos se han hecho es si los deadlines hacen que aprovechemos más el tiempo o menos.

El estudio. Unos investigadores de la Universidad de Otago, Nueva Zelanda, se propusieron probar qué efecto tiene la duración de los deadlines (o plazos) en la finalización de tareas y trabajos. Se invitó a los participantes a completar una encuesta online y se les dio una semana, un mes o ningún plazo para responder (algo aplicable a cualquier situación en la que alguien pida ayuda a otra persona).

Descubrieron que si quieres que alguien te ayude con algo, es mejor no establecer una fecha límite. Pero si lo haces, que sea una fecha límite breve. El estudio concluyó que las respuestas a la encuesta fueron más bajas para el plazo de un mes y más altas cuando no se especificó ningún plazo.

¿Por qué? La ausencia de una fecha límite y la fecha límite de una semana dieron lugar a muchas respuestas rápidas, mientras que una fecha límite larga parecía dar permiso a las personas para posponer las cosas y luego olvidarse. "Interpretamos esto como una prueba de que especificar un plazo más largo, en lugar de un plazo corto o ningún plazo en absoluto, elimina la urgencia de actuar, que a menudo la gente percibe cuando se les pide ayuda", explicaban los autores.

También es posible que no especificar una fecha límite puede haber llevado a los participantes a asumir que hay una fecha límite implícita. Mucha gente pospone las cosas. Tienen las mejores intenciones de ayudar a alguien, pero simplemente no consiguen hacerlo.

¿Los plazos matan la creatividad? Es otra de las grandes preguntas debatidas entre coaches de empresas y psicólogos. The Wall Street Journal entrevistó al profesor Richard Boyatzis, quien confirmó a través de una investigación que "cuanto más estresante es una fecha límite, menos abierto estás a otras formas de abordar un problema". Y, según una investigación de la profesora de Harvard Business School, Teresa Amabile, los trabajadores son más creativos cuando se sienten motivados principalmente por factores intrínsecos como el interés, el disfrute, la satisfacción y el desafío del trabajo en sí, y no por presiones o incentivos externos.

Además, sus estudios sugieren que los trabajadores son menos creativos en los días con más presión. Pueden sentirse productivos por la rapidez del trabajo, pero no se inspirarán. Tampoco se pueden modificar los sistemas y contratar personal adicional para ayudar a alcanzar una meta que requiere innovación, de la forma en que se puede hacer cuando el trabajo mundano se acumula. Y las personas creativas necesitan otro bien escaso: el espacio mental. Trabajar en un equipo grande y colaborar constantemente no le permite a una persona la claridad mental para resolver problemas. Tienen que estar aislados de alguna manera, de todas las demás cosas que surgen durante la jornada laboral.

Necesitamos deadlines en nuestras vidas. Como comentábamos antes, los plazos también pueden ser una herramienta de priorización y organización que muchos necesitamos en el caos de nuestro día a día. El beneficio clave es que pueden incitar a las personas a tomar medidas de manera oportuna y, en consecuencia, reducir la probabilidad de procrastinación (sólo si es a corto plazo) creando o aumentando la urgencia. Por ejemplo, saber que tienes una fecha límite próxima puede crear suficiente presión para ayudarte a superar problemas como la falta de motivación.

Además, los plazos y el acto de planificarlos también pueden ser beneficiosos para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si tienes que estudiar para un examen, establecer fechas límite intermedias para estudiar diferentes partes del temario pueden ayudarte a determinar qué debes estudiar exactamente y cuándo, para que cuando llegue el momento, puedas concentrarse en estudiar, en lugar de planificar qué estudiar. Y, a su vez, para garantizar que no dedicarás más tiempo del necesario a cada cosa.

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